Adatvédelmi tájékoztató


Jelen tájékoztató a Babilon Nyelvstúdió képzési tevékenysége során kezelt személyes adatokra vonatkozik.

Nyelviskolánk elkötelezett a személyes adatok biztonságos tárolása és kezelése iránt. A tájékoztató célja, hogy ismertessük, milyen adatokat gyűjtünk, hogy használjuk az adatokat, hogy lehet kérni, hogy kevesebb információt kezeljünk rólad és milyen folyamatokkal védjük személyes adatok biztonságát.

1. Amit ígérünk

  1. Megfelelő adatvédelmi intézkedéseket léptetünk életbe és minden más szervezettől elvárjuk, amelyikkel együttműködünk, hogy hasonló minőségű szolgáltatást nyújtson nekünk.
  2. Csak olyan marketing e-maileket küldünk, amihez személyesen hozzájárultak. Mindenkinek adunk lehetőséget arra, hogy döntsenek erről és döntésüket később megváltoztathassák.
  3. Ha személyes adatokat kérünk és kezelünk, akkor el fogjuk magyarázni, miért kérjük az adatokat és mihez fogjuk azokat használni, kivel osztjuk meg az adatokat.
  4. Csak akkor gyűjtünk személyes adatokat, ha ez adatvédelemi szempontból jogszerű.
  5. Csak annyi személyes adatot kérünk, ami szükséges ahhoz, hogy szolgáltatásainkat megfelelő szinten tudjuk nyújtani és szerződéseinknek ill. a törvényi előírásoknak eleget tudjunk tenni.
  6. A személyes adatokat csak arra a célra használjuk, amire eredetileg gyűjtöttük.
  7. Ha valaki szeretné megtudni, milyen személyes adataink vannak róla, vagy szeretné azokat módosítani vagy törölni, akkor ezt bármikor kérheti úgy, hogy ír a privacy@babilon.net e-mail címre. A kérést teljesítjük, feltéve, hogy az nem ellentétes törvényi vagy szerződéses kötelezettségeinkkel.

2. Hallgatók személyes adatainak kezelése

2.1. Milyen hallgatói adatokat gyűjtünk?
Adatkategória Adatmezők Mire használjuk
Személyes adatok Név, leánykori neve, anyja neve, születés helye és ideje, nem, nemzetiség, kommunikációs nyelv, igazolvány neve / száma / érvényessége, külföldiek esetén tartózkodás oka, TAJ szám, mobil, telefon, e-mail, lakcím, tartózkodási hely, kapcsolattartó neve és elérhetősége, munkaerőpiaci státusz, végzettség, egyéb megjegyzések, kér hírlevelet, honnan hallott rólunk, regisztráció időpontja
  • Hallgatói szerződéshez
  • Kapcsolattartáshoz
  • Hírlevélküldéshez (hozzájárulás esetén)
Tanfolyamra jelentkezés
  • Igények: tanulni kívánt nyelv, finanszírozó cég, tanfolyam paraméterei (kezdés, intenzitás, órarend, típus, óraszám, létszám)
  • Írásbeli szintfelmérő: kitöltött kiértékelt teszt
  • Szóbeli szintfelmérő: mikor, melyik tanár, képzés célja, szóbeli szint, tanfolyam szint
  • Kommunikációs napló: ki mikor mit egyeztetett, mi a következő teendő, jelentkezés státusza?
  • Csoportok kialakításához
  • Kapcsolattartáshoz
Tanfolyam adatok Tandíj, vizsgadíj, kezdés / kilépés időpontja, archivált szerződés, számlára megjegyzés, tanúsítvány, tanúsítvány, folytatja-e tanfolyam után
  • Hallgatói szerződés
  • Jelenléti ív / teljesítésigazolás
  • Tanfolyam dokumentáció (pl. napló fedőlap)
Tanfolyam órái
  • Jelenlévő hallgató
  • Haladási naplóban megjegyzés hallgatóról
  • Jelenléti statisztika
  • Hallgatók szerinti költségeloszlás
  • Haladási napló
Kommunikáció Csoport körlevél: küldő, címzettek, tartalom, időpont
  • Csoport tájékoztatása
Kiértékelések Időpont, archivált teszt, elért pontszám, aktuális tudásszint, szöveges értékelés (fejlődés, fejlesztendők, motiváció)
  • Fejlődés mérése
Visszajelzések Kitöltött kérdőív (alapértelmezésben anonim, választható, hogy névvel) csoportról és tanárról
  • Minőségbiztosítás
Tanúsítványok Hallgatónak kiadott tanúsítványok sorszáma, igazolt szint, másolat, átvétel nyilvántartása
  • Tanúsítvány
Pénzügy
  • Számlákon szerepelhet a hallgató vevőként és számlatételeknél is meg lehet említve különböző külső azonosítókkal együtt
  • Kimutatás tanfolyamonként mennyi lett számlázva
  • Kimutatás kifizetetlen számlákról
  • Számla
  • Kintlévőségek kezelése
2.2. Mire használjuk a hallgatók személyes adatait?
  1. Képzések szervezéséhez (hallgatói szerződés, kapcsolattartás, tájékoztatás, jelenléti, pénzügy)
  2. Hallgatók fejlődésének követéséhez és dokumentálásához (kiértékelés, tanúsítvány, jelenléti statisztika)
  3. Minőségi oktatói munka biztosításához (tanfolyam dokumentáció, jelenléti ív, haladási napló, csoportos e-mailek)
  4. Szolgáltatásunk minőségének méréséhez (jelenléti ív, visszajelzések)
  5. Adatgyűjtésre és megosztásra vonatkozó törvények betartása érdekében (engedélyezett képzések esetében: jelentkezések, szintfelmérők, hallgatói szerződés, haladási napló, jelenléti ív, kiértékelések, visszajelzések és tanúsítványok).
2.3. Milyen jogi alapon gyűjtjük a hallgatók személyes adatait?

A hallgatói adatokat

  1. hozzájárulás alapján vagy
  2. szerződéses viszony kialakításához vagy
  3. törvényi kötelezettségből vagy
  4. jogos érdek érvényesítéséhez gyűjtjük.

Hallgatók jelentkezéskor hozzájárulnak ahhoz, hogy adataikat használjuk tudásszintjük felméréséhez és csoportszervezéshez.

A hallgatói szerződés megkötéséhez szükségesek a hallgató személyes adatai ahhoz, hogy a szerződés jogszerű legyen, tehát ebben az esetben az adatok a szerződéses viszony kialakításához kellenek.

A hallgatók adatait jogos érdekből megoszthatjuk tanárainkkal, az iskolaszemélyzettel, könyvelőnkkel és olyan alvállalkozóval, akik részt vesz a képzés során annak érdekében, hogy azt a szerződésnek megfelelően tudjuk nyújtani.

Minden másodlagos adatfeldolgozás (mint hallgatóktól visszajelzéskérés tanfolyam után vagy tanfolyamok hirdetése vagy hirdetési profilok létrehozása) a hallgatók előzetes hozzájárulása alapján történik.

A Felnőttképzési törvény meghatározza engedélyezett képzések esetében a dokumentáció mértékét. Ezért ezeknél a képzéseknél törvényi kötelességünk, hogy a törvény által előírt adatok szerepeljenek a hallgatói szerződésben, szükséges az előzetes szintfelmérés, a haladási napló vezetése, visszajelzéskérés, kiértékelés és tanúsítvány kiadása a tanfolyam végén.

2.4. Kivel osztjuk meg a hallgatók személyes adatait?

A személyes adatokat megosztjuk a nyelviskola munkatársaival az oktatás szervezése érdekében.

A tanfolyamokkal kapcsolatos adatokat megosztjuk a tanárokkal, akik a tanfolyam óráit tartják.

Céges vagy támogatott képzések esetében a haladással és fejlődéssel kapcsolatos információt megosztjuk a céggel, így a szintfelmérők eredményét, a haladási naplót, a jelenléti kimutatásokat, kiértékeléseket, visszajelzéseket.

Pénzügyi adatainkat megosztjuk a könyvelőnkkel.

Megoszthatjuk az adatokat állami szervekkel kérésükre, amennyiben ez törvényileg megalapozott.

Minden magánszeméllyel és szervezettel, mely hozzáfér a személyes adatokhoz miközben megbízásunkból részt vesz a szolgáltatásaink teljesítésében, szigorú szerződésest kötünk a személyes adatok védelmének biztosítása és az adatvédelmi törvények betartása érdekében. Időnként független auditorral ellenőrizzük, hogy a szolgáltatók megfelelnek-e az elvárásainknak.

2.5. Meddig tároljuk a hallgatók személyes adatait?

Engedélyezett képzésekhez kapcsolódó személyes adatokat a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 6 naptári évig tároljuk. A pénzügyi adatokat, így az azokon szereplő személyes adatokat szintén.

Nem engedélyezett képzések esetében a személyes adatokat – a pénzügyi dokumentumokon szereplő adatok kivételével – a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 3 naptári évig tároljuk.

Tanfolyamokhoz nem kötődő személyes adatokat (pl. önéletrajz és diploma másolat) a hallgatóval megkötött szerződés befejeződését követő 3 naptári évig tároljuk.

Ezt követően a személyes adatokat töröljük vagy átalakítjuk, hogy ne legyenek személyhez köthetők (anonimizáljuk).

3. Tanárok személyes adatainak kezelése

3.1. Milyen tanári adatokat gyűjtünk?
Adatkategória Adatmezők Mire használjuk
Személyes adatok Név, leánykori neve, anyja neve, születés helye és ideje, nem, nemzetiség, kommunikációs nyelv, mobil, e-mail, lakcím, bankszámlaszám, TAJ szám, adószám, fénykép, alkalmazás típusa, szállító akin keresztül számláz, alapóradíjak különböző feladatokhoz, tanított nyelvek, egyéb megjegyzések
  • Tanári szerződéshez
  • Kapcsolattartáshoz
  • Bérszámfejtés / elszámolás
  • Számlázás
Tanári dokumentumok
  • Archivált diploma, önéletrajz, szerződés másolatok
  • Bérlapok (megbízásosaknál)
  • HR
  • Fizetés
Tanfolyamok
  • Melyik tanfolyamot tanítja és mennyiért
  • Tanári szerződés tanfolyamra
  • Jelenléti ív
  • Terembeosztás
  • Tanári számlák
  • Pénzügyi jelentések
  • Tanári szerződés
Tanfolyam órái Melyik tanár tanította és mennyiért
  • Tanári számlák
  • Pénzügyi jelentések
  • Időkimutatás
  • Teljesítési igazolás
  • Naptár (mikor ér rá, hol van épp)
  • Terembeosztás
  • Céges ügyfelek időkimutatása
  • Céges ügyfelek számláin
  • Helyettesítéskérések
  • Haladási napló
Hallgatói jelentkezés Szóbeli szintfelmérő tanár
  • Szóbeli eredménye (tanár által)
  • Tanár naptárjában szerepelhet
  • Tanár elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel
Óralátogatás
  • Óralátogató tanár, időpont, óradíj
  • Látogatott tanár, tanfolyam
  • Óralátogatás eredménye: kitöltött kérdőív, erősségek, fejlesztendők, célok
  • Kiértékelés időpontja, helyszíne
  • Látogató és látogatott tanár adatainak része
  • Óralátogatás eredménye
  • Óralátogató tanár naptárjában szerepelhet
  • Óralátogató tanár elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel
Visszajelzések Kitöltött kérdőív csoport + tanárrról
  • Minőségbiztosítás
Egyéb feladatok Oktatáson túl végzett feladatok: mikor mit végzett milyen óradíjjal (pl. fordítás)
  • Tanár naptárjában szerepelhet
  • Tanár elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel
Számlák
  • Tanári számla, eredeti másolata
  • Melyik tanfolyamból hány óra van számlázva
  • Könyvelés
  • Kintlévőségek (mennyit fog még számlázni)
Továbbképzés
  • Képzések résztvevői
  • Ki mikor melyik könyvet kölcsönözte, mikor kell visszahozni
  • Továbbképzés
  • Kintlévőségek (könyvek)
3.2. Mire használjuk a tanárok személyes adatait?
  1. Jogviszony (alkalmazotti / megbízási / alvállalkozói) fenntartásához, személyzeti folyamatokhoz, pénzügyi elszámoláshoz (szerződés, elszámolás / számlázás, kintlévőségek, kapcsolattartás, óradíjak)
  2. Céges ügyfelek elszámolásában és kapcsolattartáshoz (céges ügyfelek számláin tanfolyamok azonosítása, céges ügyfelek ismerik tanár elérhetőségét)
  3. Tanfolyamok szervezéséhez (tanári naptár, óradíjak, terembeosztás, helyettesítéskérés)
  4. Minőségi oktatói munka biztosításához (tanfolyam dokumentáció, jelenléti ív, haladási napló, továbbképzés)
  5. Szolgáltatásunk minőségének méréséhez (óralátogatás, visszajelzések)
  6. Adatgyűjtésre és megosztásra vonatkozó törvények betartása érdekében (engedélyezett képzések esetében: tanári szerződések, önéletrajzok, diplomák, haladási napló)
3.3. Milyen jogi alapon gyűjtjük a tanárok személyes adatait?

A tanári adatokat

  1. hozzájárulás alapján vagy
  2. szerződéses viszony kialakításához vagy
  3. törvényi kötelezettségből vagy
  4. jogos érdek érvényesítéséhez gyűjtjük.

Tanárok jelentkezéskor tapasztalatuk igazolásához átadják az önéletrajzukat és diplomáikat és ezzel hozzájárulnak ahhoz, hogy azokat tároljuk.

Tanári szerződés megkötéséhez szükségesek a tanár személyes adatai ahhoz, hogy a szerződés jogszerű legyen, tehát ebben az esetben az adatok a szerződéses viszony kialakításához kellenek.

A tanárok adatait jogos érdekből megoszthatjuk az iskolaszemélyzettel, könyvelőnkkel és olyan alvállalkozóval, akik részt vesz a képzés során annak érdekében, hogy azt a szerződésnek megfelelően tudjuk nyújtani. Nevüket és elérhetőségüket megosztjuk a céges ügyfelekkel is, ahol tanítanak, hogy közvetlenül is tudjanak kommunikálni (pl. óralemondás esetén).

Minden másodlagos adatfeldolgozás (mint tanároknak köremail rendezvényekről vagy tanfolyamokról, amire jelentkezhetnek) a tanárok előzetes hozzájárulása alapján történik.

A Felnőttképzési törvény meghatározza engedélyezett képzések esetében a dokumentáció mértékét. Ezért ezeknél a képzéseknél törvényi kötelességünk, hogy a törvény által előírt adatok szerepeljenek a tanári szerződésben, kell a tanári diploma és az önéletrajz másolata, szükséges a haladási napló és jelenléti ív vezetése, visszajelzéskérés és az óralátogatás.

3.4. Kivel osztjuk meg a tanárok személyes adatait?

A személyes adatokat megosztjuk a nyelviskola munkatársaival az oktatás szervezése érdekében.

A tanfolyamokkal kapcsolatos adatokat megosztjuk azokkal a tanárokkal is, akikkel közösen tanít a tanár tanfolyamokat, hogy tudjanak a képzésről egymással kommunikálni.

Céges képzések esetében a tanár elérhetőségi adatait, és az általa vezetett tanfolyam adminisztrációt megosztjuk a céggel, így a szintfelmérők eredményét, a haladási naplót, a jelenléti kimutatásokat, kiértékeléseket, visszajelzéseket.

Pénzügyi adatainkat megosztjuk a könyvelőnkkel.

Megoszthatjuk az adatokat állami szervekkel kérésükre, amennyiben ez törvényileg megalapozott.

Minden magánszeméllyel és szervezettel, mely hozzáfér a személyes adatokhoz miközben megbízásunkból részt vesz a szolgáltatásaink teljesítésében, szigorú szerződésest kötünk a személyes adatok védelmének biztosítása és az adatvédelmi törvények betartása érdekében. Időnként független auditorral ellenőrizzük, hogy a szolgáltatók megfelelnek-e az elvárásainknak.

3.5. Meddig tároljuk a tanárok személyes adatait?

Engedélyezett képzésekhez kapcsolódó személyes adatokat a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 6 naptári évig tároljuk. A pénzügyi adatokat, így az azokon szereplő személyes adatokat szintén. Ezt követően ezeket az adatokat töröljük vagy átalakítjuk, hogy ne legyenek személyhez köthetők (anonimizáljuk).

Nem engedélyezett képzések esetében a személyes adatokat – a pénzügyi dokumentumokon szereplő adatok kivételével – a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 3 naptári évig tároljuk. Ezt követően ezeket az adatokat töröljük vagy átalakítjuk, hogy ne legyenek személyhez köthetők (anonimizáljuk).

Tanfolyamokhoz nem kötődő személyes adatokat (pl. elérési adatok, önéletrajz és diploma másolat) nem törlünk automatikusan, csak a tanár kérésére, mivel a tanár esetleg később is taníthat nálunk.

4. Céges ügyfelek személyes adatainak kezelése

Milyen személyes adatokat gyűjtünk?
Adatkategória Adatmezők Mire használjuk
Személyes adatok Név, telefonszám, email, levelezés Kapcsolattartáshoz
Mire használjuk a személyes adatokat?

Céges ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz.

Milyen jogi alapon gyűjtünk személyes adatokat?

Az ügyfelek személyes adatait jogos érdekből gyűjtjük.

Kivel osztjuk meg a személyes adatokat?

Az ügyfél kapcsolattartójának nevét és céges elérhetőségét megosztjuk a nyelviskola többi munkatársával és azokkal a tanárokkal, akik képzéseket tartanak az ügyfélnél.

Minden magánszeméllyel és szervezettel, mely hozzáfér a személyes adatokhoz miközben megbízásunkból részt vesz a szolgáltatásaink teljesítésében, szigorú szerződésest kötünk a személyes adatok védelmének biztosítása és az adatvédelmi törvények betartása érdekében. Időnként független auditorral ellenőrizzük, hogy a szolgáltatók megfelelnek-e az elvárásainknak.

Meddig tároljuk a személyes adatokat?

A céges kapcsolattartók adatait saját kezdeményezésből nem töröljük.

5. Hogy gondoskodunk a személyes adatok biztonságáról?

Az internet nem egy biztonságos médium, ezért online kommunikációs technológia segítségével (mint e-mailben) küldött információ biztonságossága nem garantálható. Onnan kezdve viszont, hogy a személyes adat megérkezett hozzánk, biztonságban van és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kezeljük.

Mit teszünk a biztonság érdekében:

  1. Mindenkinek a szerződésében (munkaszerződés, hallgatói szerződés, céges szerződés), aki hozzáfér személyes adatokhoz szerepel, hogy betartja az adatvédelmi szabályainkat.
  2. Minimalizáljuk a tanfolyamok során nyomtatott dokumentáció mennyiségét. A nem releváns dokumentumokat megsemmisítjük. Amit lehet elektronikusan tárolunk, a papíralapú dokumentumokat elzárva tároljuk úgy, hogy csak az iskolaszemélyzet férjen hozzá és közülük is csak az illetékesek.
  3. Az irodai számítógépek külön zárható szobában van, minden számítógép jelszóval védett. A számítógépeken lokálisan nem tárolunk adatot, csak a hálózaton. A hálózaton tárolt adatokról naponta biztonsági másolat készül. A számítógépekhez csak az iskolaszemélyzet fér hozzá, mindenkinek saját felhasználói hozzáférése van.
  4. A személyes adatok elektronikus tárolása és kezelése egy online felhőalapú rendszerben történik, mely megfelel az adatvédelmi szabályoknak. Használatához bejelentkezés szükséges, az adatokat titkosítva továbbítja, az adatok védelmét biztonságos szoftver és hardver infrastruktúra kialakításával éri el, az adatokról legalább napi rendszerességgel másolat készül.

6. Hogy lehet a kezelt személyes adatokat ellenőrizni, javítani, a tárolt adatok körét korlátozni és törölni?

Lehetőség van az általunk tárolt személyes adatok ellenőrzésére, módosításra, a tárolt adatok mennyiségének korlátozására vagy törlésére.

Ezeket a következőképpen lehet kérni:

  1. postai úton a Babilon Nyelvstúdió Kft., 1075 Budapest, Károly krt. 3/a. címre küldött kéréssel vagy
  2. a +36 1 269 5531 telefonszám hívásával
  3. privacy@babilon.net e-mailcímre küldött kéréssel.

Ha nem vagy megelégedve azzal, ahogy a kérésed kezelve van, jogod van panaszt tenni a következő címen:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
http://naih.hu/uegyfelszolgalat,–kapcsolat.html

7. Adatvédelmi tájékoztató módosítása

Ha az adatvédelmi folyamatainkban változás következik be, akkor a tájékoztató új verziója itt lesz olvasható: http://www.babilon-nyelvstudio.hu/adatvedelem/ és a változásokat ki fogjuk emelni. Ha a változás jelentős, akkor az illetékeseket a remdsuerbe való bejelentkezéskor is tájékoztathatjuk. A változtatásokhoz hozzájárulást is fogunk kérni, amennyiben az törvény szerint szükséges.